Cách giải quyết hiệu quả cho doanh nghiệp vừa và nhỏ là văn phòng chia sẻ

[nguyenthy2303]

Văn phòng ảo là mô hình kinh doanh khá phổ biến trên thế giới và đã phát triển từ rất lâu. Tuy nhiên, đến năm 2000 khái niệm này mới bắt đầu xuất hiện tại Việt Nam. Đặc biệt trong những năm gần đây, loại hình dịch vụ này đã thực sự gây được sự chú ý do giải quyết được những vấn đề thiết yếu cho các doanh nghiệp tại Việt Nam.

Thời buổi kinh tế thị trường phát triển như hiện nay thì mức cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng gay gắt. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ rất khó để tồn tại và đứng vững. Một trong những khó khăn lớn nhất của các doanh nghiệp vừa và nhỏ là vấn đề mặt bằng, đáp ứng nhu cầu này dịch vụ văn phòng ảo đã ra đời. Giúp tiết kiệm chi phí, tọa lạc tại những vị trí thuận lợi trong thành phố; trang thiết bị đồng bộ, hiện đại; tiết kiệm nhân viên đó là những lợi ích ban đầu mà văn phòng ảo cung cấp cho các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam hiện nay.

Văn phòng ảo là văn phòng dùng để cho các chủ công ty, doanh nghiệp, tổ chức hay là một cá nhân thuê để mở công ty hoặc làm nơi giao dịch, nhưng người thuê không phải là chủ sở hữu mà trong đó công ty kinh doanh văn phòng ảo sẽ trao cho người thuê quyền sử dụng toàn bộ văn phòng để làm việc theo thời gian thỏa thuận.

Văn phòng ảo có tên gọi tiếng anh là Virtual office, đó là 1 hình thức văn phòng chia sẻ , cùng 1 địa điểm nhưng các công ty, cá nhân cùng sử dụng nó. Cụ thể hơn là văn phòng cho thuê 0m2 với dịch vụ được cung cấp bao gồm: địa chỉ để đăng kí kinh doanh và giao dịch ở khu vực trung tâm thành phố; một đường dây điện thoại với hộp thư thoại và 1 số fax hoạt động 24/24 thuận lợi cho mọi giao dịch.

Dưới đây là một số lợi ích mà văn phòng ảo đem lại:

Tiết kiệm chi phí:
Chi phí thuê văn phòng làm việc cho công ty luôn là một khoản chi phí gây đau đầu cho các nhà quản lý, đặc biệt là các công ty vừa và nhỏ, tìm một vị trí mở văn phòng đã là không dễ với những vị trí đắt địa - trung tâm thành phố thì các công ty phải bỏ ra từ 20 - 40 USD/m2 chưa tính các khoản chi phí lắp đặt trang thiết bị, trang trí lại văn phòng, tiền thuê nhân viên, thiết bị an ninh, vệ sinh, bảo vệ, cộng hết các khoản này lại hàng tháng doanh nghiệp mất cả trong triệu để duy trì hoạt động của văn phòng. Trong khi đó với chọn lựa dịch vụ văn phòng ảo doanh nghiệp chỉ mất từ 50 - 179 USD/tháng tùy theo gói thuê và vị trí của văn phòng, với khoản chi phí này doanh nghiệp có nơi làm việc với đầy đủ trang thiết bị hiện đại, đầy đủ tiện nghi để phục vụ cho công việc kinh doanh: điện thoại, máy Fax, máy photo, kết nối Internet, trang web, địa chỉ E-mail, phòng họp tiện nghi, máy chiếu…sự lựa chọn này tiết kiệm cho doanh nghiệp 80% chi phí, quả là một số tiền không nhỏ đối với các công ty vừa và nhỏ ở Việt Nam hiện nay.

Tạo cho doanh nghiệp có cơ hội quảng bá:
Hầu hết các văn phòng ảo đều được đặt ở những vị trí thuận lợi trong thành phố - những cao ốc văn phòng, có cơ sở vật chất được trang bị đồng bộ, hiện đại, khi các doanh nghiệp đến đăng ký mở văn phòng ở đây thì bảng hiệu của công ty sẽ có mặt trên những tòa nhà này, tạo điều kiện cho doanh nghiệp có cơ hội mở rộng tên tuổi, cơ hội tiếp xúc với những đối tác lớn từ đó mang lại những hợp đồng có giá trị, tăng doanh thu cho doanh nghiệp.

Tiết kiệm thời gian:
Với văn phòng ảo doanh nghiệp chỉ mất từ 45-60 phút để có được một văn phòng làm việc hoàn hảo , vừa tiết kệm được thời gian, thủ tục lại nhanh gọn và đơn giản. Trong khi đó thời gian để doanh nghiệp xây dựng 1 văn phòng theo lối truyền thống không phải là ít: công ty phải tìm địa điểm, đàm phán thuê mặt bằng, trang trí lại văn phòng, tuyển nhân sự…

Tính ổn định cao:
Tìm được một địa điểm thuận lợi mở văn phòng đã không dễ, nhiều doanh nghiệp đầu tư máy móc thiết bị, thuê nhân viên được vài tháng chủ cho thuê đòi lại mặt bằng khiến các doanh nghiệp phải lao đao, tìm một chỗ mới. Nhưng khi đến với văn phòng ảo các doanh ghiệp hoàn toàn yên tâm về vấn đề này, doanh nghiệp sẽ có một địa chỉ làm việc ổn định, với phong cách phục vụ hết sức chuyên nghiệp.
Bên cạnh đó văn phòng ảo cũng có những điểm yếu như: gò bó về mặt thời gian, vấn đề pháp lý chưa rõ ràng vì khái niệm “văn phòng ảo” chưa tồn tại , chưa có cơ sở pháp lý để quản lý loại hình này; khá khó khăn trong công tác quản lý…

Dịch vụ văn phòng ảo tại I-Share

Văn phòng ảo nói chung vẫn là một loại hình dịch vụ kinh doanh khá mới mẻ. Tại Việt Nam, văn hóa kinh doanh chủ yếu là gặp mặt đối tác bàn bạc, trao đổi và kí kết tại bàn. Chính vì vậy tâm lí người kinh doanh không thích cái gì thuộc về “ ảo”. Tuy nhiên , “văn phòng ảo” lại đem lại giá trị thật cho doanh nghiệp. Bài viết trên đây giới thiệu về loại hình dịch vụ văn phòng ảo và những lợi ích mà nó đem lại cho doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ, hi vọng làm cho các nhà đầu tư, các doanh nghiệp đổi mới tư duy góp phần mở mang loại hình kinh doanh này tại Việt Nam.